Opłata konferencyjna

Do 20.08.2026r.:

• 1 150 zł + 23% VAT – opłata standardowa early bird
• 950 zł + 23% VAT – opłata dla pracowników administracji drogowej early bird

Po 20.08.2026r.:

• 1 250 zł + 23% VAT – opłata standardowa
• 1 050 zł + 23% VAT – opłata dla pracowników administracji drogowej

Opłata obejmuje:

• udział w konferencji,
• materiały konferencyjne,
• wyżywienie.

Należność płatna przelewem na konto IBDiM:
Bank PEKAO S.A. O/Warszawa, ul. Kłopotowskiego 15, 03-708 Warszawa
nr 43 1240 6074 1111 0000 4998 4831 z dopiskiem „SOIK2026, imię i nazwisko”.

UWAGA!
Dla instytucji opłacających udział w Konferencji w co najmniej 70% ze środków publicznych opłata może być zwolniona z podatku VAT. W celu uzyskania zwolnienia należy przesłać stosowne oświadczenie na adres: promotion@ibdim.edu.pl.
Brak oświadczenia będzie skutkował doliczeniem 23% VAT do faktury.

Regulamin uczestnictwa w I Konferencji „Systemy odwadniania infrastruktury komunikacyjnej w projektowaniu, wykonaniu i utrzymaniu” (SOIK 2026)

§ 1. Postanowienia Ogólne

1. 1. I Konferencja „Systemy odwadniania infrastruktury komunikacyjnej w projektowaniu, wykonaniu i utrzymaniu” (SOIK 2026), zwana w dalszej części Konferencją, odbędzie się w dniach 22-23 października 2026 r. w Instytucie Badawczym Dróg i Mostów (03-302 Warszawa, ul. Instytutowa 1).
   2. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: ibdim.edu.pl/soik2026
   3. Organizatorem Konferencji jest Instytut Badawczy Dróg i Mostów, ul. Instytutowa 1, 03-302 Warszawa.
   4. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
      – Organizator: Instytut Badawczy Dróg i Mostów
      – Uczestnik: osoba dokonująca rejestracji udziału w Konferencji poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej ibdim.edu.pl/soik2026.
   5. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji.
   6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§ 2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

1. 1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji jest:
      – zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej ibdim.edu.pl/soik2026,
      – uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji.
   2. Rejestracja uczestnictwa trwa do 16 października 2026 r.
   3. Rejestracja wymaga podania danych osobowych Uczestnika, tj. imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz dodatkowych informacji niezbędnych do wystawienia faktury.
   4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
   5. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
   6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej ibdim.edu.pl/soik2026 oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

§ 3. Zmiana uczestnika

1. 1. Zamiast zgłoszonej osoby w Konferencji może wziąć udział inny pracownik firmy.
   2. Organizator powinien zostać pisemnie poinformowany o zmianie nazwiska osoby, która będzie brała udział w Konferencji, najpóźniej do 20 października 2026 r.

§ 4. Opłaty

1. 1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
   2. W ramach opłaty Organizator zapewnia udział w Konferencji, komplet materiałów konferencyjnych oraz wyżywienie.
   3. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora.
   4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
   5. Organizator wystawi fakturę VAT na potwierdzenie dokonanych wpłat i zgodnie z podanymi przez Uczestnika danymi.
   6. Organizator oświadcza, iż faktury będą wystawiane i udostępniane w sposób ustrukturyzowany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   7. Wystawienie faktury w KSeF oraz nadanie jej numeru identyfikacyjnego przez system jest równoznaczne z jej doręczeniem Uczestnikowi i stanowi moment otrzymania faktury.
   8. Uczestnik wyraża zgodę na przesyłanie (udostępnianie) faktur, w tym faktur korygujących, w formacie elektronicznym za pośrednictwem KSeF.
   9. W przypadku awarii systemu KSeF uniemożliwiającej wystawienie faktury, Organizator wystawi dokument w sposób tradycyjny (poza systemem) i dostarczy go Uczestnikowi drogą elektroniczną (np. w formacie PDF) na adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym.
   10. Dla instytucji opłacających udział w Konferencji w co najmniej 70% ze środków publicznych opłata może być zwolniona z podatku VAT. W celu uzyskania zwolnienia należy przesłać stosowne oświadczenie na adres promotion@ibdim.edu.pl. Brak oświadczenia będzie skutkował doliczeniem 23% VAT do faktury.
   11. Organizator nie zapewnia dojazdu Uczestników do miejsca organizowania Konferencji.

§ 5. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. 1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji.
   2. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej i przesłana drogą elektroniczną na adres: promotion@ibdim.edu.pl.
   3. Rezygnacja jest skuteczna po potwierdzeniu jej otrzymania przez Organizatora.
   4. W przypadku rezygnacji z udziału w terminie do 5 października 2026 r. koszty uczestnictwa zostaną zwrócone w całości. Po tym terminie koszty uczestnictwa nie będą zwracane, a materiały konferencyjne zostaną przesłane pocztą.
   5. Nieobecność Uczestnika podczas Konferencji oraz niedokonanie wpłaty nie jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
   6. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.
   7. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji, Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia wpłynięcia rezygnacji zwróci opłatę rejestracyjną na wskazany przez niego rachunek bankowy.

§ 6. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. 1. Organizator Konferencji zastrzega sobie prawo robienia zdjęć i/lub nagrania video podczas trwania Konferencji.
   2. Jeżeli Uczestnik nie życzy sobie utrwalania jego wizerunku w formie fotograficznej lub video jest zobowiązany do dostarczenia Organizatorowi pisemnego oświadczenia o treści: Nie wyrażam zgody na nagrywanie video lub fotografowanie mojej osoby, maksymalnie na trzy dni przed Konferencją. Jeżeli Uczestnik nie dostarczy takiego oświadczenia, uznaje się, że wyraża on zgodę na robienie zdjęć i/lub nagrywanie video jego osoby.
   3. Wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku jest jednoznaczne z tym, iż wykonane podczas Konferencji zdjęcia i/lub nagrania video mogą zostać umieszczone przez Organizatora na stronach:
      – ibdim.edu.pl/soik2026,
      – www.facebook.com/ibdim/,
      – www.linkedin.com/company/ibdim,
      – www.instagram.com/ibdim_pl,
      – x.com/ibdim_,
      – www.youtube.com/@instytutbadawczydrogimostow.
   4. Organizator nie wyraża zgody na rejestrowanie, przy pomocy jakichkolwiek środków audiowizualnych, zarówno w formie nagrania audio, wideo jak i innych metod utrwalania na nośnikach w postaci cyfrowej, oraz na rozpowszechnianie treści i przebiegu Forum w jakiejkolwiek formie przez Uczestnika, ani w całości, ani we fragmentach.

§ 7. Reklamacje

1. 1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail: promotion@ibdim.edu.pl.
   2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
   3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 8. Dane osobowe

1. 1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator.
   2. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Forum zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
   3. Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody.
   4. Uczestnik Konferencji ma prawo do wglądu, poprawiania i żądania usunięcia swoich danych osobowych, może też w każdym czasie wycofać zgodę na ich przetwarzanie.
   5. Organizator podejmie wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
   6. Klauzula informacyjna jest dostępna na stronie internetowej Organizatora: ibdim.edu.pl/Klauzula-informacyjna-IBDiM.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. 1. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji celem powiadamiania Uczestników o zmianach programu Forum, Regulaminu oraz w celach promocyjnych, o ile Uczestnik wyraził na to zgodę.
   2. Kontakt z Organizatorem jest możliwy poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: promotion@ibdim.edu.pl.
   3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
   4. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
   5. W trakcie Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora.
   6. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.