Opłata konferencyjna

Opłata konferencyjna:  600 zł (+ 23% vat)

Opłata konferencyjna dla pracowników administracji drogowej:  550 zł (+ 23% vat)

Opłata obejmuje:

• udział w konferencji,
• materiały konferencyjne,
• wyżywienie.

Należność płatna przelewem na konto IBDiM:
Bank PEKAO S.A. O/Warszawa, ul. Kłopotowskiego 15, 03-708 Warszawa
nr 43 1240 6074 1111 0000 4998 4831 z dopiskiem „lf2026, imię i nazwisko”.

UWAGA!
Dla instytucji opłacających udział w Konferencji w co najmniej 70% ze środków publicznych opłata może być zwolniona z podatku VAT. W celu uzyskania zwolnienia należy przesłać stosowne oświadczenie na adres: promotion@ibdim.edu.pl.
Brak oświadczenia będzie skutkował doliczeniem 23% VAT do faktury.

Regulamin uczestnictwa w konferencji
LIGHTFLOW 2026 „Oświetlenie przestrzeni publicznej”

1. Postanowienia Ogólne

1.  Konferencja naukowo-techniczna LIGHTFLOW 2026 „Oświetlenie przestrzeni publicznej”, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbędzie się w 19 listopada 2026 r. w Warszawie.
2. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: ibdim.edu.pl/lf2026.
3. Organizatorem Konferencji jest Instytut Badawczy Dróg i Mostów, ul. Instytutowa 1, 03-302 Warszawa.
4. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

• Organizator: Instytut Badawczy Dróg i Mostów,
• Uczestnik: osoba dokonująca rejestracji na Konferencję poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej ibdim.edu.pl/lf2026.

5. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji.
6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

• zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej ibdim.edu.pl/lf2026,
• uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji.

2. Rejestracja uczestnictwa trwa do 16 listopada 2026 r.
3. Rejestracja wymaga podania danych osobowych Uczestnika, tj. imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz dodatkowych informacji niezbędnych do wystawienia faktury.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
5. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej ibdim.edu.pl/lf2026 oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, zobowiązanie do przestrzegania przepisów prawa oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

3. Zmiana uczestnika

1. Zamiast zgłoszonej osoby w Konferencji może wziąć udział inny pracownik firmy.
2. Organizator powinien zostać pisemnie poinformowany o zmianie nazwiska osoby, która będzie brać udział w Konferencji, najpóźniej do 17 listopada 2026 r.

4. Opłaty

1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
2. W ramach opłaty Organizator zapewnia udział w Konferencji, komplet materiałów konferencyjnych oraz wyżywienie.
3. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora.
4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, z zastrzeżeniem przepisów obowiązującego prawa.
5. Organizator wystawi fakturę VAT na potwierdzenie dokonanych wpłat w przypadku podania przez Uczestnika numeru NIP.
6. Organizator oświadcza, iż faktury będą wystawiane i udostępniane w sposób ustrukturyzowany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
7. Wystawienie faktury w KSeF oraz nadanie jej numeru identyfikacyjnego przez system jest równoznaczne z jej doręczeniem Uczestnikowi i stanowi moment otrzymania faktury.
8. Uczestnik wyraża zgodę na przesyłanie (udostępnianie) faktur, w tym faktur korygujących, w formacie elektronicznym za pośrednictwem KSeF.
9. W przypadku awarii systemu KSeF uniemożliwiającej wystawienie faktury, Organizator wystawi dokument w sposób tradycyjny (poza systemem) i dostarczy go Uczestnikowi drogą elektroniczną w formacie PDF na adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym.
10. Dla instytucji opłacających udział w Konferencji w co najmniej 70% ze środków publicznych opłata może być zwolniona z podatku VAT. W celu uzyskania zwolnienia należy przesłać stosowne oświadczenie na adres promotion@ibdim.edu.pl. Brak oświadczenia będzie skutkował doliczeniem 23% VAT do faktury.
11. Organizator nie zapewnia dojazdu Uczestników do miejsca organizowania Konferencji.

5. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji.
2. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej i przesłana drogą elektroniczną na adres: promotion@ibdim.edu.pl.
3. Rezygnacja jest skuteczna po potwierdzeniu jej otrzymania przez Organizatora.
4. W przypadku rezygnacji z udziału w terminie do 2 listopada 2026 r. koszty uczestnictwa zostaną zwrócone w całości. Po tym terminie koszty uczestnictwa nie będą zwracane, a materiały konferencyjne zostaną przesłane pocztą.
5. Nieobecność Uczestnika na Konferencji oraz niedokonanie wpłaty nie są równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
6. Zwrot opłaty następuje wyłącznie w przypadkach określonych w ust. 4. W przypadku rezygnacji uprawniającej do zwrotu Organizator dokona zwrotu w terminie do 14 dni od dnia wpłynięcia rezygnacji zwróci opłatę rejestracyjną na wskazany przez niego rachunek bankowy.

6. Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail: promotion@ibdim.edu.pl
2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

7. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator.
2. Dane osobowe Uczestników zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
3. W trakcie wydarzenia Organizator zastrzega sobie prawo robienia zdjęć i/lub nagrań wideo podczas trwania Konferencji co może wiązać się z przetwarzaniem wizerunku Uczestników.
4. Wizerunek Uczestników utrwalony na zdjęciach i/lub nagraniach w ramach foto/wideo relacji z wydarzenia może zostać opublikowany w ramach promocji działalności naukowej Organizatora w serwisach:

• ibdim.edu.pl/lf2026,
• www.facebook.com/ibdim/,
•  www.linkedin.com/company/ibdim
• www.instagram.com/ibdim_pl,
• x.com/ibdim_,
• www.youtube.com/@instytutbadawczydrogimostow.

5. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych Uczestników Konferencji znajdują się w Polityce prywatności dostępnej na stronie internetowej Organizatora: ibdim.edu.pl/polityka-prywatnosci.
6. Uczestnictwo online w Konferencji nie będzie się wiązało z wykorzystaniem wizerunku Uczestnika.

8. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji celem powiadamiania Uczestników o zmianach programu Konferencji, Regulaminu oraz w celach promocyjnych.
2. Kontakt z Organizatorem jest możliwy poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: promotion@ibdim.edu.pl
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
4. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
5. Organizator nie wyraża zgody na rejestrowanie, przy pomocy jakichkolwiek środków audiowizualnych, zarówno w formie nagrania audio, wideo jak i innych metod utrwalania na nośnikach w postaci cyfrowej, oraz na rozpowszechnianie treści i przebiegu Konferencji bez uprzedniej zgody Organizatora oraz prelegenta, z wyjątkiem użytku własnego niezwiązanego z rozpowszechnianiem.
6. W trakcie Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora.
7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.